Managed E-Mail Archivierung

Wussten Sie, dass alle E-Mails Ihres Unternehmens veränderungssicher für bis zu 10 Jahre archiviert werden müssen?

Wie realisieren Sie diese Archivierungspflicht nach den Bestimmungen der GoBD?

Wie leicht ist es Ihnen möglich, sämtliche E-Mail Kommunikation nachzuvollziehen?

DAS PROBLEM

E-Mails müssen wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig,
manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Dies ist in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, genau festgelegt.

Ein Ausdruck oder die einfache Ablage in einem Outlook-Ordner reichen dafür nicht aus, weil E-Mails dort jederzeit gelöscht oder verändert werden könnten. Zusätzlich ist es ohne ein Archivierungssystem unmöglich, alle E-Mails des Unternehmens zu durchsuchen, weil sich die E-Mails über viele Postfächer verteilen.

DIE LÖSUNG

Mit unserer gesetzeskonformen Managed E-Mail Archivierung werden
vollautomatische Kopien Ihrer E-Mails erstellt und veränderungssicher archiviert, sodass Sie die GoBD Vorgaben erfüllen können.

Zusätzlich wird auch Ihr Arbeitskomfort erheblich gesteigert: Mit den intelligenten Suchfunktionen können Sie im Archiv z.B. die gesamte E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens mit einem Kunden nachvollziehen. Auch nach einzelnen Begriffen kann schnell gesucht werden. Diese Suche ist auch über einen gesicherten Zugang per Webbrowser oder direkt aus Ihrem Outlook-Plugin möglich.